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公职人员必看!办公室重要文件管理有这些“小技巧”!第一条就有很多人不知道!

发布时间:2020-03-01

  要▧说在机关单位工作,大家▲最常接触的可能就是各类′文件了。

  尤其是在当前信息技术的影响下,办公越来越倡导无纸化、电子化,很多文件都存储在计算机Θ里,从内容和形式上给文件管理工作带来了便利,但也带来了一些安全方面的挑战。

  特别是⊙机关单位有些需要控制知┄┅悉范围的重要文件,一旦被误看误删误传会给工作带来很大困扰,因★此还┌需要重点防范,通过ъ技术处理增强文件的安全。

  今天,小编就向朋友们介绍一些咱们办公中比较实用且〢易上手的文件处理╣小技巧,供大家在工作ↁ中参考~~

  直接隐藏文件θ夹

  对于∏有些重要文件,不想ㄨ被误看误传误删ぁ,最保险的方法,是〒选择直接隐藏文件夹。

  推荐指数:★★★★★

  ▫步骤

  1.选定需要隐藏的重要文件。

  2.点击鼠标右键,在“属性”对话框里,勾选“隐藏”选项,这时文件会自动隐藏。

*

  3.如ↇ要再次打开此文件,Ш需在控制面板中打开“文件夹”选项点击“查看”按钮,勾选“显示隐藏的ぷ文件、文件夹和驱动器”即可。

  压缩文件设置Ⅲ密码

  防止重要文件被别人误看,还有一个安全保障的方法,就是给ш文件上把“锁”。

  ┓推荐指数:★Ⅻ★★★☆

  步骤

 √ 1.安装WinRA●·R等压缩软件。

  2.用鼠标右键点击需要压缩的文件,选择“压缩文件”。

  3.点击设置密ⓔ码,依次点击“确定”“立即压缩”,这时文档会变成压缩后的文件并加密。

  4.如需∫再打开该文件,则右键点击压缩文件,按提示输入解压密码,文件就会被解压出来。

  注:这种方法加密性较强,运用较稳定,但由于▪每次查°゜看都要解压,运用于占用较大存储空间的文件可能会影响◈打开速ж度。

  更改文件扩展名

  更改文件扩展名也是另辟蹊径隐藏重要文件的一种好方法。

  推荐指数:★★★★★⊥

  步骤じ

  1.在控制面板中打开“文件夹”选项点×击“查看”按钮,在下面的方框中去掉“隐藏已知文件类型的扩展名”选项,点击确定。

í

  2.回到原窗口,更改重┈┉要文件的扩展名,原文件就不能被打开。

  如々下图:

  选定要隐藏的文本文档;将其文件名的后缀“.txt∮”改为图片文件的后缀“.jpg”(这样文件♥就无法被打开查看);要查看该文件时,将文件扩展名改回“┖.txt”即可。

  软件加密

  最后,给大家介绍一种借助加密软件进行文件加密的方法。

  推荐指数:★★★★

  步骤

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  1.下载安装某一加密软件,具有快速安全、伪装隐藏、彻底粉碎等功能即可。

  2.选择需要加密的文件,点击“加密”按钮设置⿲密码,加密后的文件点击进入无法◎查看内容信息,并可防止被删除、复制、重命名等操∣作。

  ๑来源:保密观(ID:baomiguancha)

  $本期编辑▦▩:肖婕妤